Za jedinice lokalne samouprave

Primjena DQM sustava u Gradskoj upravi prvenstveno omogućava laku dostupnost informacijama te između ostaloga i :

• urudžbiranje, klasifikaciju, distribuciju, digitalizaciju i pretraživanje dokumenata (Pisarnica)  
• ovjeru ulaznih faktura od nadležnih djelatnika 
• kreiranje, raspodjelu i praćenje izvršenja zadataka na upravnim i neupravnim postupcima
• alarmiranje odgovornih u slučaju kašnjenja obrade predmeta
• izvješćivanje o statusu predmeta, trenutnoj aktivnosti nad predmetom, utrošenom vremenu po predmetu, procjenu vremena završetka predmeta, pretraživanje vezanih dokumenata uz predmet ...
• mogućnost uvida u status predmeta od strane građana i poslovnih partnera (Internet/SMS)
• optimizirana pretraživanja, označavanje košuljica naljepnicama s bar kodom (...) 

• Pisarnica (urudžbeni zapisnik, upravni postupci, ostale knjige ulaznih dokumenata šifarnici klasa, odjela i djelatnika; automatska dodjela urudžbenog broja na osnovu klasifikacije; skeniranje ulaznih dokumenata; neograničeno priloga uz akt; prosljeđivanje ulaznih dokumenata nadležnom odjelu/osobi)
  
• Arhiviranje i distribucija dokumenata  (skeniranje ulaznih dokumenata, povezivanje dokumenata s predmetom i aktom; distribucija dokumenata odgovarajućim djelatnicima; ovjera dokumenata; obaveznost pridjeljivanja dokumenta aktu, pridjeljivanje; neograničeno priloga (fotografije, izvodi ...); kontrola pristupa dokumentu lozinkom; praćenje aktivnosti nad dokumentom (izmjene, pregledi); mogućnost komprimiranja i kriptiranja dokumenta)
  
• Definiranje radnih procesa (mogućnost dinamičkog kreiranje procesa za predmet; radni zadaci djelatnicima gradske uprave generiraju se automatskom odjavom prethodne aktivnosti sukladno predefiniranom procesu; mogućnost definiranja trajanja vremena rješavanja predmeta; alarmiranje u slučaju kašnjenja predmeta; statistika rješavanje predmeta po djelatniku, odjelu; trenutni uvid u status pojedinog predmeta i priložene dokumente)
  
• Podsustav dnevnih zadataka (dnevne zadatke generira proces ili nadležna osoba procjena trajanja i praćenje vremena izvršenja zadatka mogućnost delegiranja zadatka drugom djelatniku od strane nadležne osobe unos dokumenata urađenih po zadatku / aktivnosti integriran je s podsustavom pisarnica završetkom zadatka može se generirati obavijest o gotovosti prema nadležnom djelatniku ili stranci)
  
• Uvid u stanje predmeta - stranke (mogućnost dobivanja povratne informacije o stanju predmeta (odjel, gotovost, predviđeni rok zatvaranja ...) slanjem pina koji jamči tajnost podataka slanje pina i zaprimanje statusa gotovosti predmeta putem sms poruke ili web sučelja zaprimanje obavijesti o gotovosti predmeta putem sms poruke ili emaila
  > značajno rasterećenje djelatnika gradske uprave na poslovima davanja informacija o statusu predmeta jednostavan uvid u trenutno stanje predmeta)
• Izvješćivanje nadležnih

• "Želim pohvaliti uvođenje digitalne pisarnice jer nam je uistinu olakšala posao."
• "Uvođenjem digitalne pisarnice posao nam je daleko olakšan, predmeti su nam pregledniji, informacije brže dostupne tako da možemo pohvaliti pokretača i osnivača digitalne pisarnice."
• "Sve pohvale za uvođenje digitalne pisarnice."
• "Mislim da bi za postupanje trebalo donijeti Pravilnik kojim bi se opisali svi procesi digitalne pisarnice, utvrdile obveze i dodijelila ovlaštenja korisnicima."
• "Pisarnica je ok.promjene su u redu, pod uvjetom da pisarnicu svi koriste!!! Eventualne promjene korigirati uz rad!!!"
• "Pisarnica je rasturačina!"
• "Puno toga smo već rekli, sve je OK !"
• "Nova pisarnica je genijalno rješenje za one koji imaju puno predmeta i ne moraju čekati da se uvedu pa ih dobiti nazad tek idući dan, nego se odmah rješavaju."
• "Što se tiče prvog dijela dig.pisarnice nemam pritužbi. Samo urudžbiranje predmeta nije problem (nema korištenja telefona i zvanja pisarnice), te je sam pregled i traženje predmeta pojednostavljeno."