• Anita Đurašinović

5 izazova s kojima se susrećemo u Excel dokumentima u poslovanju i kako ih riješiti



Microsoft Office je standard u poslovanju. Pišemo članke, sastavljamo projekte, planove u Word-u; sastavljamo kalkulacije i pravimo analize u Excelu. No, ovi alati nisu svemogući. Uvijek je dobrodošao neki alat koji će se nositi u korak s potrebama u poslovanju, ubrzati i olakšati rad. U nastavku Vam donosimo 5 izazova s kojima se svakodnevno susrećemo u Excel dokumentima. Nastavite čitati kako bi ih otkrili i vidjeli kako se naše novo S2A rješenje nosi s tim problemima.


Uvijek je dobrodošao neki alat koji će se nositi u korak s potrebama u poslovanju, ubrzati i olakšati rad.

1. Usporenost i nepreglednost


Excel dokument nije zamišljen da bude baza podataka, stoga, vođenje raznih evidencija u Excelu je nakon 1000 upisa usporeno i nepregledno. Da, postoje filteri. Ali koliko mogu pomoći za tisuće redova podataka i tko zna koliko stupaca?!


2. Dupli posao


Svaka tvrtka mora popunjavati određene obrasce. Vodi se tablična evidencija u Excelu te se posebno popunjavaju obrasci s tim istim podacima. Radi se dupli posao. Taj dupli posao je posebno vidljiv što je više podataka za koje se mora voditi određena evidencija.


3. Nemogućnost rada više korisnika u jednom trenutku


Možemo spremiti Excel dokument na mjesto koje će biti dostupno za rad više zaposlenika, ali ne mogu svi raditi u istom trenutku. Osoba koja radi u Excel dokumentu mora ga zatvoriti da bi druga mogla u njemu raditi. Potrebno je stalno provjeravati kod koga je Excel otvoren i koliko dugo će mu još trebati. Što ako osoba slučajno zaboravi zatvoriti Excel, a trenutno nije u uredu?


4. Nemogućnost rada na drugoj lokaciji


Osim nemogućnosti rada više korisnika u istom trenutku, tu je i nemogućnost rada na drugoj lokaciji. Odnosno, moguće je. Dokument se prebaci na USB stick ili Google disk, Dropbox i sl. i pristupi mu se s terena ili od kuće. Dokument se onda sljedeći dan prebaci na lokalno računalo ili pošalje kolegi i sve je u redu. Podaci su ponovno dostupni svima. No, što ako je netko u međuvremenu nešto upisivao u lokalno spremljeni dokument? Što je više korisnika na takvom dokumentu, teže je pratiti koja je zadnja verzija dokumenta i može li mu se pristupiti ako je netko na terenu ili kod kuće nešto već mijenjao.


5. Sigurnost dokumenta


Što se sigurnosti dokumenta tiče, pa ima mogućnost upisa lozinke, zar ne?! Ali što ako je osoba zaboravila lozinku? Dokument se može slučajno izbrisati ili zagubiti u moru drugih dokumenata ili pokupiti neki virus. Kako ga onda naći? Ako nema backup-a, podaci su izgubljeni.


S2A rješenje je baza podataka u cloud-u, stoga, brzo je i pregledno. Ne radi se dupli posao. Uz S2A popunjavaju se dizajnirani obrasci koji se mogu importirati iz Excela ili dizajnirati u samoj aplikaciji. Zapravo, ako ćete dizajnirati obrasce u samoj aplikaciji, Excel Vam i nije potreban! Kreirani obrazac se popunjava sa potrebnim podacima, podaci se spremaju u bazu podataka i može im se pristupiti u svakom trenutku. Osim toga, nema brige je li netko već pristupio aplikaciji ili ne, zato što aplikaciji može pristupiti više korisnika u jednom trenutku. Postoje li određeni podaci koje određeni zaposlenici ne smiju vidjeti, a svejedno trebaju iz nekog razloga imati pristup dokumentu? Smiju popunjavati samo određena polja? Dodijelite prava kako Vama odgovara! Aplikaciji se može pristupiti s bilo koje lokacije sa pristupom internetu, potrebno je samo korisničko ime i lozinka. Podaci su uvijek spremljeni i sigurni u bazi podataka, a ako se zaboravi lozinka, zatraži se nova.


Uz S2A popunjavaju se dizajnirani obrasci koji se mogu importirati iz Excela ili dizajnirati u samoj aplikaciji.

Susrećete li se Vi s ovim izazovima? Susrećete li se i sa drugim izazovima koji nisu navedeni u popisu? Pišite nam na inin@inin.hr!